두 번째 물건 계약 만료일을 착각할 뻔한 날, 저는 바로 그날 밤 스프레드시트를 만들기 시작했습니다. 한 달 차이로 두 물건의 계약이 끝나는데 머릿속으로만 관리하다가 완전히 헷갈렸던 겁니다. 메모 앱에 적고, 노트에 쓰고, 결국 머릿속에만 담아두려다 한계를 느꼈습니다.
첫 번째 물건 하나만 있을 때는 관리가 쉬웠습니다. 임차인 한 명, 계약서 한 장, 월세 한 건. 달력 하나면 충분했거든요. 그런데 두 번째 물건이 생기면서 상황이 완전히 달라졌습니다. 임차인이 두 명, 계약 만료일이 각각 다르고, 대출도 따로 있고, 재산세 납부 시기까지 겹쳤습니다.
세 개 시트로 나눈 구조
처음에는 항목을 하나의 시트에 다 담으려고 했습니다. 그랬더니 가로로 너무 길어져서 폰으로 보기가 불편했어요. 결국 시트를 세 개로 분리했습니다. 물건 기본 정보, 월별 현금흐름, 수리 이력. 이렇게 나누고 나니까 정보를 찾는 속도가 확실히 빨라졌습니다.
첫 번째 시트에는 물건 기본 정보를 담았습니다. 주소, 전용면적, 낙찰가부터 시작해서 임차인 이름, 연락처, 보증금, 월세, 계약 시작일과 만료일까지 한눈에 보이도록 정리했어요. 대출 정보도 함께 넣었습니다. 대출 은행, 금액, 금리, 월 이자액, 만기일. 그리고 공시가격과 연간 재산세 예상액도 추가했습니다.
여기서 가장 유용하게 쓴 기능이 조건부 서식(Conditional Formatting)입니다. 조건부 서식이란 특정 조건을 만족할 때 셀의 색깔이나 형식을 자동으로 바꿔주는 기능을 말합니다. 계약 만료일 항목에 이 기능을 걸어뒀어요. 만료일 3개월 전이 되면 셀 색깔이 노란색으로 바뀌도록 설정했습니다. 따로 달력에 적지 않아도 시트만 열면 알림이 뜹니다.
두 번째 시트는 월별 현금흐름입니다. 세로축에는 1월부터 12월까지, 가로축에는 수입과 지출 항목을 배치했어요. 수입은 물건 1 월세, 물건 2 월세로 나누고, 지출은 각 물건의 대출 이자, 재산세, 수리비, 기타 지출로 구분했습니다. 그리고 월 수입 합계에서 월 지출 합계를 뺀 순수익을 계산했습니다.
이 시트를 만들고 나서 처음으로 연간 흐름이 눈에 보이기 시작했어요. 7월과 9월에 재산세가 집중되면서 지출이 몰린다는 게 확인됐고, 그 달을 대비해서 예비 자금을 미리 빼두는 습관이 생겼습니다. 월세만 보면 수익이 괜찮아 보이는데, 실제로 대출 이자와 세금을 빼고 나면 손에 남는 금액이 달라지거든요(출처: 국세청).
세 번째 시트는 수리 이력입니다. 날짜, 물건 번호, 증상, 처리 방법, 비용, 업체명, 업체 연락처만 단순하게 담았어요. 저는 이전에 보일러 수리와 싱크대 하수구 문제를 겪었는데, 그때마다 이 시트에 기록해 뒀습니다. 나중에 같은 증상이 생기면 이 시트를 먼저 열어봅니다. 업체 연락처가 여기 있으니까 카카오톡 채팅방에서 찾을 필요가 없어요.
수리비를 연간으로 합산해 보면 실제로 얼마가 나갔는지 파악할 수 있습니다. 세무사에게 자료를 넘길 때도 이 시트에서 금액을 바로 뽑습니다. 임대사업자는 수리비를 경비로 처리할 수 있기 때문에 이런 기록이 중요합니다(출처: 국세청 홈택스).
조건부 서식과 현금흐름 파악
처음 만들 때는 항목을 너무 많이 넣었습니다. 관리비 내역, 전기세, 수도세까지 하나하나 세분화했어요. 그런데 실제로 써보니까 쓰지 않는 항목이 생기면서 시트가 복잡해졌습니다. 결국 두 번 정도 구조를 줄이면서 지금 형태가 됐어요.
관리 도구는 단순할수록 오래 쓰게 되는 것 같습니다. 보기 복잡하면 열기가 싫어지거든요. 저는 지금 일주일에 한 번, 월세 입금 확인할 때 같이 열어보는 습관이 생겼습니다. 물건이 늘어나면 열을 하나 추가하면 돼요. 구조가 갖춰져 있으니까 세 번째 물건이 생겨도 항목만 채우면 됩니다.
현금흐름표(Cash Flow Statement)는 수입과 지출의 실제 움직임을 월별로 보여주는 재무제표입니다. 여기서 현금흐름표란 기업이나 개인이 일정 기간 동안 현금이 어떻게 들어오고 나갔는지 정리한 표를 의미합니다. 저는 이 개념을 물건 관리에 적용했어요. 월세라는 수입과 대출 이자, 재산세, 수리비라는 지출을 월별로 정리하면 실제 순수익이 보입니다.
월별 현금흐름을 직접 보는 것이 수익 계산 착시를 없애줍니다. 월세 합산액만 보면 수익이 괜찮아 보이지만, 실제로는 대출 이자가 상당 부분 나갑니다. 그리고 재산세가 7월과 9월에 집중되면서 그 달은 순수익이 마이너스가 될 수도 있어요. 이런 흐름을 미리 파악하면 자금 계획을 세울 수 있습니다.
스프레드시트를 만들기 전과 후를 비교하면 이렇습니다.
- 만들기 전: 계약 만료일을 달력에 따로 적고, 월 실수익을 머릿속으로 계산했습니다. 수리 업체 연락처는 카카오톡 채팅방에서 찾았고, 세무사에게 줄 자료를 5월마다 따로 모았어요.
- 만들고 나서: 시트 하나 열면 현황이 보이고, 만료일 알림이 자동으로 표시됩니다. 수리 이력과 업체 연락처가 한 곳에 있고, 세무 자료는 시트에서 바로 뽑습니다.
구글 스프레드시트(Google Sheets)를 선택한 이유는 따로 설치할 필요가 없고, 폰에서도 바로 확인할 수 있기 때문입니다. 구글 스프레드시트란 구글에서 제공하는 무료 온라인 스프레드시트 도구로, 엑셀과 비슷하지만 클라우드 기반이라 어디서든 접근할 수 있습니다. 저는 월세 입금 확인할 때 폰으로 바로 시트를 열어서 기록합니다.
물건이 두 개일 때 이 구조를 만들어둔 게 잘한 일이라고 생각합니다. 세 개, 네 개가 된 다음에 만들려고 하면 이미 관리가 꼬인 상태에서 시작해야 하거든요. 지금은 물건이 늘어나도 열 하나만 추가하면 되니까 확장이 쉽습니다.
메모 앱에 적다가, 노트에 쓰다가, 머릿속으로 관리하다가 결국 스프레드시트로 왔습니다. 더 일찍 만들었어야 했다는 생각이 지금도 듭니다. 두 번째 물건이 생긴 시점이 바로 관리 시스템을 구축할 타이밍이었어요. 그때 만들어두니까 지금은 물건이 늘어나도 당황하지 않습니다.